Offentlig upphandling – affärsmöjligheter för alla företag

Publicerad: 25/4, 2018

Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) har under årens lopp ofta ifrågasatts, men det har nog ofta berott på att många inte förstått att lagen har varit ett sätt att skapa rättvisa regler för både offentliga upphandlare och deras leverantörer. En del av kritiken mot upphandlingar har kommit fram i samband Svenskt Näringslivs enkät om företagsklimatet. Gävle kommun har tagit kritiken på allvar och i det nyligen beslutade Näringslivsprogrammet har man accentuerat det genom att ”Förbättra näringslivsklimatet” ska vara en ledstjärna i det kommunala arbetet, inte minst när det gäller upphandlingar.

Gävle kommun tillsammans med Inköp Gävleborg har därför genomfört två möten för Gävles företagare för att informera om den nya Upphandlingslagen, som började gälla 1 januari 2017. Maria Larsson, Inköp Gävleborg, och Mikael Hallqvist, inköpschef på Gävle kommun, såg till att de närvarande fick bra information och dessutom en liten lektion hur man kan lämna anbud elektroniskt.
Inköp Gävleborg är idag upphandlande myndighet för 10 kommuner inklusive Älvkarleby. Sandvikens kommun har egen upphandlingsorganisation.
– Vi vill hjälpa företagen att utvecklas med nya affärsmöjligheter i den offentliga upphandlingen, sa Mikael Hallqvist.
Gävles företagare har genom företagarföreningarna deltagit i arbetet med att utveckla Gävle kommuns inköpsprocess.
– Vi vill skapa förutsättningar för att det ska bli upphandlingar som både håller hög kvalitet och innebär rättssäkerhet, sa Maria Larsson. Det är också viktigt att vi kan skapa större förståelse kring upphandling, anbud och deras processer.
Deltagarna fick också berätta om sina förväntningar inför kvällen.
• Mer kött på benen
• Vad är offentlig upphandling
• Vad kan LOU kräva för underlag
• Vad tänker konkurrenterna på vid sin prissättning
• Hur ser processen ut
• Hur blir kommunen kund
Det finns flera olika upphandlingslagar som reglerar offentliga inköp.
• LOU
• LUF (försörjningssektorn, som va mm)
• LOV (fritt vårdval)
• LUK (koncession, exempelvis Öresundsbron, som finansieras med avgifter)
Syftet med lagstiftningen är att den ska gynna konkurrens och öppenhet, det ska vara fri rörelse av varor och tjänster inom EU samt säkra att man utnyttjar skattemedlen på ett kostnadseffektivt sätt.
Andra lagar påverkar också upphandlingsprocessen, till exempel Offentlighets- & Sekretesslagen. Anbuden är sekretessbelagda tills tilldelningsbeslutet (vem som fått uppdraget) kungörs. Upphandlarna får inte se anbuden förrän anbudstiden gått ut.
Om anbuden innehåller känslig information kan man ansöka om sekretess. Inköpande organisation kan tillstyrka eller avslå. Beslutet kan överklagas till kammarrätten.
De fem grundläggande principerna för offentlig upphandling:
• Likabehandling
• Icke diskriminering (t ex krav på funktion, inte varumärke, inga krav på lokalisering, t ex leverantör från Gävle)
• Proportionalitet (ställda krav ska vara i proportion till det som upphandlas)
• Transparens (öppenhet)
• Ömsesidigt erkännande (t ex att ställda krav på märkning, som Fair Trade, även ska gälla motsvarande märkningar från andra länder)
Upphandlingsprocessens fem steg:
• Förberedelser, kan innehålla förhandsannonsering, referensgrupp från näringslivet mm
• Annonsering
• Utvärdering anbud, koll att anbuden svarat på det som efterfrågas som skallkrav, bilagor mm
• Tilldelningsbeslut
• Avtalstiden
– Vi kollar först att skallkraven uppfyllts och sen tittar vi på priset, sa Maria Larsson. Anbud kan förkastas om de är oseriösa, att man inte uppfyller skallkraven eller att företaget har stora skulder, särskilt skatter och arbetsgivaravgifter.
- Tilldelningsbeslutet kan omfatta en anbudsgivare eller flera, om det rör sig om ett ramavtal, sa Mikael Hallqvist. Med ramavtal kan man också göra förenklade upphandlingar med de företag som omfattas av avtalet, men enbart om tilldelning sker genom förnyad konkurrensutsättning.
Efter tilldelningsbeslutet har anbudsgivarna 10 dagar på sig att överklaga beslutet.
– Om upphandlingen handlar om ett gällande avtal, som är på väg att gå ut, bör man var ute i så god tid att man räknar in tid för överklagan för att undvika att man passerar tiden när det gamla avtalet går ut, sa Maria Larsson. Det förekommer att kommunen står avtalslös ett tag eftersom en förlängning rent juridiskt blir en direktupphandling.
Den som är nyfiken på aktuella upphandlingar kan gå in på Inköp Gävleborgs hemsida, http://www.inkopgavleborg.se.
Den som är intresserad av att ta del av anbudsunderlag och vara med och lämna anbud behöver först skapa ett konto i Inköp Gävleborgs leverantörsportal.
Inom nära framtid kommer det enbart att vara möjligt att lämna elektroniska anbud. Anbudsformuläret ”säger ifrån” om man hoppar över ett skallkrav, glömmer att ladda upp bilagor mm. Man måste vara uppmärksam på det eftersom anbudet kan skickas in trots att det är felaktigt.
Den som skickat in sitt anbud och upptäcker att man behöver ändra på det kan hämta upp anbudet via hemsidan och göra de nödvändiga ändringarna. Men det måste göras innan anbudstiden gått ut.
– Om endast ett anbud lämnats in kan det accepteras som det är eller förhandlas om det överstiger budgeterade medel, sa Mikael Hallqvist. Vi kan också förkasta anbudet och göra en ny upphandling.
Upphandlingen kan också avbrytas om anbudssummorna överskrider budgeten för upphandlingen.
Samtliga deltagare tyckte att de fått den information som de förväntade sig när de kom. Det blev också en hel del matnyttig information som man inte hade känt till.
En av deltagarna ville veta hur man gör för att få kommunen som kund.
– Min rekommendation är att man söker upp den förvaltning eller det kommunala bolag som man tror kan ha intresse för den produkt eller tjänst man erbjuder, sa Mikael Hallqvist. Gäller tjänster inom t.ex. utbildning kan det vara lämpligt att söka upp rektorn för någon av skolorna.
Ska man önska sig något mer av informationsmötet, så vore det väl att fler Gävleföretagare borde ha passat på att lära sig mer om Offentlig upphandling. Inköp Gävleborg handlägger årligen upphandlingar för 4 miljarder per år och Region Gävleborg ungefär lika mycket, så det är stora möjligheter som står på spel.

Text och foto: Torbjörn Edlund

Historik
Redan under 1800-talet fanns bestämmelser om hur statliga myndigheter skulle genomföra sina upphandlingar av varor, så offentlig upphandling är ingen modern företeelse. Dessa regler moderniserades genom 1920 års upphandlingsförordning.
I samband med 1952 års Upphandlingskungörelse infördes regler som påminner om dagens bestämmelser, bland annat skärptes kravet på affärsmässighet och bestämmelser om företräde för svenska varor togs bort.
1973 utfärdade regeringen en Upphandlingskungörelse, som även innehöll regler för upphandling av tjänster.
1986 ersattes upphandlingskungörelsen av Upphandlingsförordningen. Skillnaden i innehållet var marginellt, men innehållet hade i princip bara redigerats och moderniserats och bildade ett ramverk för hur upphandlingsverksamheten skulle hanteras.
1992 års Upphandlingslagstiftning trädde i kraft den 1 januari 1994, väsentligen till följd av Sveriges anslutning till det europeiska ekonomiska samarbetet och senare genom Sveriges medlemskap i EU.
2007 infördes Upphandlingslagen, som också innehöll betydligt fler regler och dessutom fastställde flera grundläggande principer inom EU-rätten, som icke-diskriminering, likabehandling, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
1 januari 2017 infördes en ny Upphandlingslag med utökade regler i 22 kapitel, som kanske främst avser kodifiering av rättspraxis.